Massens Mening

Der mangler noget i de fleste bestyrelser: Kom ud af osteklokken!

Kommentar af Erling Madsen · Tegning Jens Hage

Vanetænkning fører sjældent til noget godt. Tag et kig på sammensætningen af bestyrelserne: Det er typisk en lille håndfuld ekspertiser, der går igen fra bestyrelse til bestyrelse.

De er absolut nyttige og nødvendige – men der mangler noget: Erfaring med kommunikation. Når en bestyrelse træffer en strategisk beslutning, bør kommunikationen være tænkt ind fra starten.

Verden flytter sig hurtigere end nogensinde

En spøjs ting er, at »kommunikation« tit er noget, mange ledere tro de mestrer, fordi de har skrevet mange opgaver og holdt mange taler og indlæg. At kunne tale og skrive dansk er jo ikke det samme som at kunne kommunikere!

Men se på, hvordan verden flytter sig hurtigere end nogensinde – og hvordan der hele tiden sker ændringer internt og eksternt i organisationer. Ændringer, som alle kræver hurtig, målrettet og klar kommunikation.

Der kommer også hele tiden krav til virksomheder om at dokumentere, hvad de gør; eksempelvis CSR, GDPR, produktsikkerhed, rapportering til myndigheder og FN’s Verdensmål. Sociale medier åbner en ladeport for angreb – berettigede eller ej – på virksomheder, så der er også brug for at have styr på kriseberedskabet inden det skal bruges.

Samtidig lever vi i en verden, hvor vi bombarderes med informationer: World Trade Centre, krig i Ukraine, vejrkatastrofer i Pakistan; alt får vi ind live på et splitsekund. Plus alt dét, vi får på mail og via SoMe-opslag.

Aldrig har der været mere brug for præcis kommunikation.

Den ekstra sidegevinst

Derfor er der mere end nogensinde behov for bestyrelsesmedlemmer med erfaring i kommunikation. Og der er også mere end nogensinde behov for kommunikationsfolk i organisationerne.

Der er en ekstra sidegevinst: Ofte står kommunikationschefen alene som eksperten. Der er ikke andre at sparre fagligt kvalificeret med i organisationen. Hér er det min erfaring som bestyrelsesmedlem med viden om kommunikation, at den faglige dialog med kommunikationschefen virkelig kan løfte niveauet. Naturligvis med respekt for, at et bestyrelsesmedlem ikke skal arbejde operativt i organisationen.

Sæt ind på goodwill-kontoen

Med tidens hurtige kommunikation – hvor nogle fejlagtigt tror at ytringsfrihed er det samme som ytringspligt – er vejen til kritik og sure opstød kun et splitsekund fra hjernen til tasterne. Desværre.

Men det betyder så også, at en organisation hele tiden skal have fokus på via proaktiv, systematisk kommunikation at sætte ind på goodwill-kontoen til den dag, kritikken kommer; uanset om den er berettiget eller ej.

Det handler derfor også om at bruge kommunikation aktivt som et stærkt og vægtigt værktøj både i bestyrelsen og i ledelsen.

Det vigtige punkt på dagsordenen

En oplagt risiko er, at når en gruppe mennesker mødes i en projektgruppe, en ledergruppe eller en bestyrelse, så bliver det en snak i en osteklokke: Deltagerne går fra mødet ved vished om, at »nu er alle godt oplyste« – men de glemmer alle de medarbejdere, kunder og andre interessenter, som ikke var med i osteklokken.

Derfor er min anbefaling, at alle møder har et dagsordenspunkt før Eventuelt: Kommunikation.

Med underspørgsmålene: Hvad skal kommunikeres fra dette møde? Til hvem? Hvornår? I hvilken form?

Det sikrer, at de, der bliver berørt af beslutningerne, også får den rigtige besked på den rigtige måde.

Men der er også en ikke uvæsentlig sidegevinst: Mødedeltagerne forlader mødet med enighed om, hvad der var de væsentligste ting på mødet.

Det er derfor uhyggeligt at se, hvor lidt kommunikation prioriteres og hvor få med min særdeles brede erfaring med kommunikation fra virkeligheden, der sidder i bestyrelser. Men jeg kan da godt overtales …

Har jeg ret i, at kommunikation er underprioriteret i danske bestyrelser? Er svaret ja, så hvorfor? Og hvor længe endnu?

Pressefoto i alle genrer

Har du brug for billeder, så tager jeg dem gerne – og jeg har også et stort arkiv bygget op gennem mange år. Og det er alle genrer, der findes i arkivet, ligesom jeg også fotografer alt. Også med drone, ligesom jeg laver video fra SoMe-opslag til TV-programmer.

Et meget begrænset antal billeder finder du i Billedgalleriet: Børn, dengang, dyr, mad, musik, nisser politikere, sport og teater. Billedet herover er hentet i arkivet: Povl Dissing i begyndelsen af 1970’erne.

Tag en rundtur i galleriet hér.

Det lille løft med den store betydning

Dronebilleder er en herlig ting: Både til at se tingene helt fra oven – men ofte er det bare et lille løft, der skal til, for at skabe en visuel effekt og et godt overblik. Eksempelvis som på dette foto fra Rungsted Havn.

Nyhedsbreve – en guldgrube af viden

De fleste af os kan godt lide at følge med og være opdaterede – og vi vil også gerne overraskes med nyttig viden, vi kan bruge – uden at vi vidste, vi savnede den.

Formen skal være kort og overskuelig.

Hér kommer nyhedsbrevet ind som et vigtigt kort på din kommunikationshånd.

Al erfaring viser, at dét at nyhedsbrevet havner i indbakken med fængende billeder og overskrifter i en kort og overskuelig form gør, at det fluks bliver læst.

Og du har også mulighed for at lægge videoklip ind, ligesom du kan hente en masse statistik, der dokumenterer, hvem der læser nyhedsbrevet, hvornår de gør det etc.

Du kan også linke til din hjemmeside og SoMe, så du får trafik.

Vigtigt for kunder og medarbejdere
Der er 2 primære målgrupper:

• Kunder og potentielle kunder, som gerne vil følge med i din virksomhed/organisation
• Medarbejderne, som er de vigtigste ambassadører for din virksomhed. De fortjener derfor at være godt orienteret om hvad der sker – både for at de kan passe arbejdet ordentligt, være engagerede og hvis de møder naboen over hækken og naboen har set eller læst noget om din virksomhed i medierne.

Nyhedsbrevets mange styrker

Hvad er det et nyhedsbrev kan? Det giver først og fremmest et hurtigt overblik. Derfor et det et vigtigt element i kommunikationsstrategien.

Mængden af information gør, at der internt i enhver virksomhed er brug for struktureret, bearbejdet information til medarbejderne: Nogle skal »tygge« de væsentlige/sjove/anderledes historier, så de præsenteres læsbare. Det er ikke nok at den administrerende direktør sender en mail ud med »den nålestribede« version af sandheden – medarbejderne skal inddrages i historierne.

Tiden kræver hurtige ændringer og det stiller meget store krav til hurtig og overskuelig information af medarbejderne, så de hele tiden ved, hvor firmaet er på vej hen. De skal bevare fokus på målet.

Derfor er nyhedsbrevet også et vigtigt og vægtigt indslag i den interne kommunikation.

Samler information så den er nem at (gen)finde

Ydermere bør nyhedsbreve samles på hjemmeside/intranet: På den måde virker de også som en informationsdatabase, der er nem at slå op i – og ikke så flygtig som informationer, der er sendt ud fordelt på tusindvis af mail.

Du sætter penge ind på goodwillkontoen En ikke uvæsentlig sidegevinst er, at når du løbende fortæller om dét, virksomheden gør og kan, så sætter du også penge ind på goodwill-kontoen.

Det er guld værd, hvis du en dag kommer i en krise. Med den adfærd, mange udviser på SoMe kan et surt indlæg – hvor uretfærdig det så end er – hurtigt skabe en krise, hvor det er godt at have opbygget et positivt billede, ligesom det kan gøre, at der er eksterne ambassadører, som går ind og forsvarer firmaet.

Kontakt ajour pressebureau og hør, hvordan vi kan hjælpe dig.

Foto – Intet indhold

At tænke i billeder

I en verden fyld med billeder er der endnu mere grund til at tænke over billederne, der bruges. Uanset om det er til en hjemmeside, sociale medier, en præsentation, en intern information, en tryksag eller en pressemeddelelse.

Vi har øvet os i at få tekst og billeder til at spille sammen, så budskabet forstærkes. Det er ofte illustrationen, der får modtageren til at få lyst til at læse budskabet og til at huske det. Som du kan se i illustrationen herunder, så kan vi også tænke i billeder uden brug af ret mange ord.

Og vi kommer med bud på dén løsning, som passer bedst til opgaven. Derfor arbejder vi med alt fra pressefoto og tegninger over muntre tegnefilm til korte videoklip videre over traditionelle, filmede videoindslag til længere tv-programmer.

Håndværket er i orden og vi kan tænke i billeder – få en snak med os om mulighederne.

Du kan også tage en rundtur i galleriet.

Mange vil gerne have internet, mobiltelefon og tv i båd, campingvogn og sommerhus. Sat-Com bad os i 2017 lave brugsanvisningerne på en overskuelig måde til brug i flere lande uden behov for tekstoversættelse. Med hjælp fra tegneren Poul Carlsen gjorde vi det enkelt og visuelt.

Hage & Madsen

Vi kender det til hudløshed: Budskaberne er iklædt ord, tal og grafer og bliver præsenteret på PowerPoint.

Men når ordene i stedet kombineres med humor og tegninger – der skabes i nuet og bliver til for øjnene af tilhørerne – bliver budskaberne levende på en helt, helt anden måde. Man både husker og tænker med en skærpet opmærksomhed når man smiler og har en glad fornemmelse i maven.

Nærværende og vedkommende

Når Jens Hage og Erling Madsen rykker ud med tegne- og talegaver bliver firmaets konferencer, workshop, kundearrangementer, strategi- eller kick-offmøder langt mere nærværende og vedkommende.

Erling Madsen kan som moderator eller toastmaster kæde indslag sammen, stille afklarende spørgsmål og trække budskaberne og pointerne frem, så fokus fastholdes.

Live-tegninger gør det meget sjovere

Graphic Facilitation hedder denne form for live-tegninger, som gør det hele meget sjovere og mere intenst.  Jens Hage har arbejdet professionelt med denne formidlingsform over hele verden i snart ti år – såvel i store internationale organisationer, som små og store offentlige og private virksomheder i Danmark.

Behold tegningerne som herligt minde

Undervejs falder der som regel altid nogle glade karikaturer af i farten – venlige profiler, som deltagerne kan tage med hjem som et herligt minde.

Alle tegningerne affotograferes på stedet og fremsendes efterfølgende som jpg-filer, der frit kan benyttes i dokumentationen af mødet. Alt originalmateriale efterlades til kunden, som frit og ubegrænset kan anvende alle tegningerne.

Skræddersyet show

Det er ikke en hyldevare, men et show, som sættes sammen, så det passer til dit behov. Tag en snak med Erling Madsen om hvordan dit arrangement kan gøres mere levende og sjovere.

Mad & vin – altid værd at snakke om

Mad og vin er nok – næst efter vejret – noget af dét, der tales mest om.

Kigger vi på tv-oversigterne fylder madprogrammer efterhånden ganske meget verden over, og det skyldes den store interesse. Vi talte engang op, at der i Danmark er 160 timers mad-TV om ugen!

ajour leverer også gerne tekst, foto og video om mad – og vi spænder vidt fra sjove baggrundshistorier over reportager til interview og tendensartikler. Vi kan da også levere en opskrift i ny og næ.

2017: »Bornholm kommer til Hillerød«, hvor 30 fødevareproducenter – her Svaneke Brød – og kunsthåndværkere gav smags- og synsoplevelser i FrederiksborgCentret. ajour stod for pressearbejdet.

Moderator og toastmaster – prikken over i’et

Spontantegner Jens Hage med mottoet »Hvad der kan tænkes kan tegnes« – kan kombineres med Erling Madsen som moderator. (Foto: Jesper Alstrøm).

Et orkester uden dirigent er set. Men det vil ofte være dirigenten, der er prikken over i’et, som løfter oplevelsen – uden at stjæle billedet helt fra orkestret.

I masser af forsamlinger vil det også være en god idé at bruge en moderator eller toastmaster, som kan få programmet til at glide, kan følge op med uddybende spørgsmål og i den sidste ende sikre fokus på dét, der er det væsentlige. Samt ikke mindst sikre, at tidsplanen og fokus holdes!

Erfaringen viser, at hvis det tillige gøres med humor skaber det en god stemning.

Erling Madsen rykker meget gerne ud i selskab med tegneren Jens Hage, der simultantegner undervejs, så budskaberne endnu bedre huskes – se mere hér

Video og tv – stærke virkemidler

Levende billeder i form af tv og video er den måde, de fleste mennesker bedst opfatter og husker et budskab på.

Hvad med at præsentere nye produkter eller interview med medarbejdere på hjemmesiden, så den bliver mere levende og spændende? Eller få en frisk firmapræsentation som kan vises på udstillinger samt distribueres til kunder og potentielle kunder?

Ikke mindst internettet – både hjemmesider og sociale medier – er fremragende steder at gøre sig synlig med levende billeder. Vi laver traditionelle, filmede videoindslag eller muntre tegnefilm – læs mere om tegnefilm hér.

Med masser af tv-produktioner som ballast, kan vi hjælpe med at få budskabet ud i klart billedsprog. Det kan eksempelvis også være en visualisering af firmaets nye strategi til brug på medarbejdermøder, præsentationen på et pressemøde, oplæg til kick-off eller et morsomt indslag på YouTube.

En videoproduktion betyder ikke nødvendigvis et langstrakt og dyrt forløb. Også hér kan det gøres enkelt.

Anne-Mai Madsen interviewes af Erling Madsen til De Danske Skytteforeningers 150 års jubilæumsfilm i 2011. Th. tv-fotograf Palle Hansen. (Foto: Jakob Grønbæk).