Massens Mening

Der mangler noget i de fleste bestyrelser: Kom ud af osteklokken!

Kommentar af Erling Madsen · Tegning Jens Hage

Vanetænkning fører sjældent til noget godt. Tag et kig på sammensætningen af bestyrelserne: Det er typisk en lille håndfuld ekspertiser, der går igen fra bestyrelse til bestyrelse.

De er absolut nyttige og nødvendige – men der mangler noget: Erfaring med kommunikation. Når en bestyrelse træffer en strategisk beslutning, bør kommunikationen være tænkt ind fra starten.

Verden flytter sig hurtigere end nogensinde

En spøjs ting er, at »kommunikation« tit er noget, mange ledere tro de mestrer, fordi de har skrevet mange opgaver og holdt mange taler og indlæg. At kunne tale og skrive dansk er jo ikke det samme som at kunne kommunikere!

Men se på, hvordan verden flytter sig hurtigere end nogensinde – og hvordan der hele tiden sker ændringer internt og eksternt i organisationer. Ændringer, som alle kræver hurtig, målrettet og klar kommunikation.

Der kommer også hele tiden krav til virksomheder om at dokumentere, hvad de gør; eksempelvis CSR, GDPR, produktsikkerhed, rapportering til myndigheder og FN’s Verdensmål. Sociale medier åbner en ladeport for angreb – berettigede eller ej – på virksomheder, så der er også brug for at have styr på kriseberedskabet inden det skal bruges.

Samtidig lever vi i en verden, hvor vi bombarderes med informationer: World Trade Centre, krig i Ukraine, vejrkatastrofer i Pakistan; alt får vi ind live på et splitsekund. Plus alt dét, vi får på mail og via SoMe-opslag.

Aldrig har der været mere brug for præcis kommunikation.

Den ekstra sidegevinst

Derfor er der mere end nogensinde behov for bestyrelsesmedlemmer med erfaring i kommunikation. Og der er også mere end nogensinde behov for kommunikationsfolk i organisationerne.

Der er en ekstra sidegevinst: Ofte står kommunikationschefen alene som eksperten. Der er ikke andre at sparre fagligt kvalificeret med i organisationen. Hér er det min erfaring som bestyrelsesmedlem med viden om kommunikation, at den faglige dialog med kommunikationschefen virkelig kan løfte niveauet. Naturligvis med respekt for, at et bestyrelsesmedlem ikke skal arbejde operativt i organisationen.

Sæt ind på goodwill-kontoen

Med tidens hurtige kommunikation – hvor nogle fejlagtigt tror at ytringsfrihed er det samme som ytringspligt – er vejen til kritik og sure opstød kun et splitsekund fra hjernen til tasterne. Desværre.

Men det betyder så også, at en organisation hele tiden skal have fokus på via proaktiv, systematisk kommunikation at sætte ind på goodwill-kontoen til den dag, kritikken kommer; uanset om den er berettiget eller ej.

Det handler derfor også om at bruge kommunikation aktivt som et stærkt og vægtigt værktøj både i bestyrelsen og i ledelsen.

Det vigtige punkt på dagsordenen

En oplagt risiko er, at når en gruppe mennesker mødes i en projektgruppe, en ledergruppe eller en bestyrelse, så bliver det en snak i en osteklokke: Deltagerne går fra mødet ved vished om, at »nu er alle godt oplyste« – men de glemmer alle de medarbejdere, kunder og andre interessenter, som ikke var med i osteklokken.

Derfor er min anbefaling, at alle møder har et dagsordenspunkt før Eventuelt: Kommunikation.

Med underspørgsmålene: Hvad skal kommunikeres fra dette møde? Til hvem? Hvornår? I hvilken form?

Det sikrer, at de, der bliver berørt af beslutningerne, også får den rigtige besked på den rigtige måde.

Men der er også en ikke uvæsentlig sidegevinst: Mødedeltagerne forlader mødet med enighed om, hvad der var de væsentligste ting på mødet.

Det er derfor uhyggeligt at se, hvor lidt kommunikation prioriteres og hvor få med min særdeles brede erfaring med kommunikation fra virkeligheden, der sidder i bestyrelser. Men jeg kan da godt overtales …

Har jeg ret i, at kommunikation er underprioriteret i danske bestyrelser? Er svaret ja, så hvorfor? Og hvor længe endnu?

Nyhedsbreve – en guldgrube af viden

De fleste af os kan godt lide at følge med og være opdaterede – og vi vil også gerne overraskes med nyttig viden, vi kan bruge – uden at vi vidste, vi savnede den.

Formen skal være kort og overskuelig.

Hér kommer nyhedsbrevet ind som et vigtigt kort på din kommunikationshånd.

Al erfaring viser, at dét at nyhedsbrevet havner i indbakken med fængende billeder og overskrifter i en kort og overskuelig form gør, at det fluks bliver læst.

Og du har også mulighed for at lægge videoklip ind, ligesom du kan hente en masse statistik, der dokumenterer, hvem der læser nyhedsbrevet, hvornår de gør det etc.

Du kan også linke til din hjemmeside og SoMe, så du får trafik.

Vigtigt for kunder og medarbejdere
Der er 2 primære målgrupper:

Nyhedsbrevets mange styrker

Hvad er det et nyhedsbrev kan? Det giver først og fremmest et hurtigt overblik. Derfor et det et vigtigt element i kommunikationsstrategien.

Mængden af information gør, at der internt i enhver virksomhed er brug for struktureret, bearbejdet information til medarbejderne: Nogle skal »tygge« de væsentlige/sjove/anderledes historier, så de præsenteres læsbare. Det er ikke nok at den administrerende direktør sender en mail ud med »den nålestribede« version af sandheden – medarbejderne skal inddrages i historierne.

Tiden kræver hurtige ændringer og det stiller meget store krav til hurtig og overskuelig information af medarbejderne, så de hele tiden ved, hvor firmaet er på vej hen. De skal bevare fokus på målet.

Derfor er nyhedsbrevet også et vigtigt og vægtigt indslag i den interne kommunikation.

Samler information så den er nem at (gen)finde

Ydermere bør nyhedsbreve samles på hjemmeside/intranet: På den måde virker de også som en informationsdatabase, der er nem at slå op i – og ikke så flygtig som informationer, der er sendt ud fordelt på tusindvis af mail.

Du sætter penge ind på goodwillkontoen En ikke uvæsentlig sidegevinst er, at når du løbende fortæller om dét, virksomheden gør og kan, så sætter du også penge ind på goodwill-kontoen.

Det er guld værd, hvis du en dag kommer i en krise. Med den adfærd, mange udviser på SoMe kan et surt indlæg – hvor uretfærdig det så end er – hurtigt skabe en krise, hvor det er godt at have opbygget et positivt billede, ligesom det kan gøre, at der er eksterne ambassadører, som går ind og forsvarer firmaet.

Kontakt ajour pressebureau og hør, hvordan vi kan hjælpe dig.

Repertoiret er stort og det samme er erfaringen

På forsiden har vi vist nogle af de specialiteter, vi tilbyder – men vi har naturligvis også den store værktøjskasse til kommunikation.

Til højre kan du finde listen over det store repertoire. Du kan finde mange andre i branchen, som kan vise tilsvarende lister, men ofte mangler der erfaringens ballast – og dén har vi.

Et andet vigtigt punkt er, at vi både arbejder med journalistik og kommunikation og har arbejdet på og for alle former for medier: radio, tv, dagblade, magasiner, ugeblade, nyhedsbreve og internet. Det giver dig den store fordel, at vi dels ved hvilke historier, der passer til det enkelte medie, dels har et meget stort kontaktnet i medierne.

Vi henter ikke løsningerne fra en lærebog, men har prøvet dem alle sammen i praksis, så du har en garanti for at de virker. Og det gør også, at vi hurtigt kan spotte »angrebspunktet« og kan gå til opgaven uden en masse spildtid.

Plakater – et godt blikfang

Plakater var før i tiden én af de vigtigste måder at kommunikere visuelt på. I dag har vi mange måder – men plakaten er stadig et godt blikfang. Uanset om det er med tegning eller foto i en grafisk fængende opsætning.

Og vi tilsætter meget gerne budskabet humor, så budskabet endnu bedre træder frem og huskes.

En fordel med en plakat er, at den kan hænges op internt og eksternt, men så sandelig også skabe effekt i direct mail, brochurer og på hjemmesider.

Kompetente samarbejdspartnere

ajour samarbejder i ind- og udland med et hav af særdeles kompetence samarbejdspartnere. På den måde kan vi til enhver opgave finde den optimale løsning.

Når vi supplerer med eksterne specialister, så helgarderer vi. Så er du altid sikker på at få en løsning, der passer som fod i hose til dine behov.

Det sikrer, at vi har en endnu bredere ballast at trække på til gavn for dig!

Bøger og magasiner – stadig stærke kort

Det trykte medie er på ingen måde død – bøger og pjecer er stadig stærke kort. Ikke mindst fordi de visuelt præsenterer sig godt og har en høj gemmeværdi.

Men der er naturligvis også situationer, hvor en e-bogsudgave vil være det bedste bud; ikke mindst fordi der bliver nogle eminente, interaktive muligheder for at linke og bruge levende billeder.

Vi kan rådgive og bidrage med dét, du har brug for: Tekst, billeder, redaktion og produktion – du vælger den manglende brik eller lader os lægge hele puslespillet.

Et eksempel er fra efteråret 2017 er et 112 siders magasin i anledning af FrederiksborgCentrets 50 års jubilæum i Hillerød. Et magasin, som samtidig også var en historie om Hillerøds udvikling og samfundsudviklingen. Magasinet blev uddelt til 100.000 husstande i Nordsjælland.

For Ribe Amts Skytteforening lavede vi i foråret 2017 et 32 siders magasin i anledning af 150 års jubilæet. Et magasin, som ikke blot beskrev den historiske ballast, men også så på, hvor skytteforeningerne står i dag og hvor de er på vej hen.

Visuel kommunikation så det basker!

Tænk på, hvad der gør det nemmeste at huske noget!

De fleste kan bedst huske foto og tegninger – og ikke nødvendigvis ord og PowerPoint-præsentationer. Alligevel er illustrationerne mange steder ikke-eksisterende eller reduceret til stereotype billeder fra arkiver a la 2 mænd i habit og manchetknapper, der trykker hænder for at vise en kontrakt er skrevet …

Vi kan hjælpe med at gøre dit budskab meget nemmere at huske i samarbejde med nogle af landets bedste tegnere.

Jens Hage kan for eksempel tegne portrætter af gæster eller mødedeltagere, så de får en sjov oplevelse – og endda kan tage den med sig hjem, så de endnu bedre husker hvor de var og hvad der skete.

Sammen med Erling Madsen kan han også medvirke ved kick-offmøder, strategipræsentationer etc., hvor spontantegninger undervejs både aktiverer smilet og hukommelsen. Graphic Facilitation kaldes det også, når tegningerne groer ud af nuet og bliver til for øjnene af deltagerne. Det er også med til at der tænkes anderledes. Se og læs mere om ham hér

Werner Wejp-Olsen bruger humoren til at sætte fokus på emnet. Eksempelvis har vi sammen relanceret hjemmesiden for Branchen ForbrugerElektronik, hvor vignettegninger på hver site lynhurtigt med et smil signaler sites indhold. Se et eksempel under teksten.

Werner Wejp-Olsen kan også lave små tegnefilm, som  kan præsentere et indviklet emne på en sjov og overskuelig måde eller gøre en brugsanvisning levende og forståelig. Se og læs mere om ham hér

Poul Carlsen har også et vidtspændende repertoire fra den enkeltstående tegning over plakater til julekalendere, krydsord og konkurrencer, der tilpasses kunden.  Han lever også små tegninger til hjemmesider; såkaldt speed videotegning.  Se og læs mere om ham hér

Tegninger giver et klart signal på et splitsekund!

Branchen ForbrugerElektronik relancerede på et tidspunkt hjemmesiden, hvor vi brugte Werner Wejp-Olsens tegninger til at signalere indholdet på det enkelte site.

Sprogligt serviceeftersyn – skaber klarhed

Skal kunder eller samarbejdspartnere informeres om håndtering af reklamationer, skal der skrives et salgsbrev, laves en annonce eller en ny brochure eller katalog, så er en virksomheds skrappeste og mest vidende medarbejdere typisk involveret.

Ofte skal en stor viden omsættes til korte, forenklede budskaber – og så er der risiko for at dét, som afsenderen finder logisk, fordi han/hun har en stor baggrundsviden, ikke fremstår helt så forståeligt for modtageren. Derfor tilbyder vi sprogligt serviceeftersyn af skriftlige tekster, så det sikres, at budskaberne går rent ind hos målgruppen.

Er der behov for det, udformer vi naturligvis også gerne teksterne.

Sociale medier – et tveægget sværd

Internettet, Facebook, Twitter og YouTube er alle tveæggede sværd!

Enhver utilfreds forbruger kan lave sin egen hadeside eller Facebook-gruppe, hvor en virksomhed eller organisation svines udokumenteret til. Og det værste er, at informationerne kan ligge i uendelighed, så virksomheden mange år efter fortsat kan blive konfronteret med kritikken. Ofte uden at have en chance for at tage til genmæle eller få korrigeret fejl.

Sund fornuft og straffeloven er sat ud af kraft i kombination med at mange føler de har ret til at ytre sig om hvad som helst – og med den lynhurtige adgang til at publicere alverdens påstande kan personer, virksomheder og organisationer blive udsat for lynangreb. Dét stiller i dag helt, helt andre krav til overvågning, reaktion og ikke mindst til organisationen.

Det er den negative side.

Den positive er, at viral markedsføring på nettet kan være en forrygende god ting, når en virksomhed skal brandes. Men som med al anden kommunikation skal det ikke gøres fordi det er oppe i tiden, men kun når budskabet og formen passer til mediet og målgruppen.

Selv om sociale medier åbner en ladeport for brokkere, skal det bestemt heller ikke overses, at hvis virksomheden griber det rigtigt an, så vil den også få en masse troværdige og engagerede ambassadører, som trækker i den anden retning.

Men det betyder også, at når først et budskab er skudt af, så har virksomheden ingen indflydelse på, hvordan det bliver kommenteret og videredistribueret. Også derfor er det nødvendigt at lave hjemmearbejdet – det stiller helt nye krav til virksomheden/organisationen.

SoMe er ikke til at komme uden om – hér kan vi hjælpe med vurdering, strategi, udformning og distribution.

Public Affairs – gammel vin på ny flaske

Image og branding er essentielle og sammenhængende begreber af stor vigtighed.

I de senere år er Public Affairs blevet et modebegreb – men det indeholder hverken noget nyt eller entydigt. Det kan defineres som en virksomheds eller organisations varetagelse af interesser i forhold til enhver politisk dagsorden og beslutningsproces.

Og dermed er der ikke noget nyt i det, for det drejer sig om en håndfuld pr- og kommunikationsdiscipliner, vi har arbejdet med i årevis. Det eneste nye er, at de er samlet under ét begreb, Public Affairs: Lobbyarbejde, bæredygtighed, Corporate Communications, forbrugerkontakt, nabosamarbejde og pressearbejde er nogle af disciplinerne.

Når det er sagt, så er det naturligvis områder som er vigtige, for med heftig konkurrence er image og branding – ja kort sagt: forholdet til omgivelserne – vægtige parametre for enhver virksomhed og organisation.

Derfor spiller vi også på alle de strenge, du har brug for.